Cuando las incidencias llegan al cierre en mensajes, hojas separadas o notas informales, aumenta el riesgo de retrabajo y aclaraciones. Una clasificación consistente ayuda a que Operaciones, RH y Nómina trabajen sobre la misma información.
1. Separar cada tipo de incidencia
No es lo mismo una falta injustificada que un permiso, una incapacidad, vacaciones o una sustitución. Cada evento debe tener una categoría clara.
2. Registrar fechas y duración
Conviene identificar desde cuándo y hasta cuándo aplica la incidencia, además de si se expresa en días, horas o un periodo completo.
3. Identificar autorización y evidencia
Cuando la política interna lo requiera, debe quedar registrado quién autorizó y qué documento o evidencia respalda el movimiento.
4. Relacionar la incidencia con la operación
Una ausencia puede generar una cobertura, cambio de servicio o sustitución. Conservar esa relación ayuda a explicar posteriormente qué ocurrió.
5. Preparar información antes del cierre
Revisar incidencias durante el periodo permite detectar pendientes antes de que lleguen a Nómina como urgencias de último momento.
La prenómina debería recibir información clasificada, revisada y trazable, en lugar de reconstruir la historia del periodo al final.
JornadaOK busca organizar jornada, incidencias, responsables y servicios para facilitar procesos posteriores de revisión y prenómina.
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